вместо тысячи слов
БЛОГ
Экскурс в искусство составления ТЗ и удобная методичка-памятка
техническое задание —документ или несколько документов, определяющих цель, структуру, свойства и методы какого-либо проекта, и исключающие двусмысленное толкование различными исполнителями
Введение
Ни для кого не секрет, что коммуникации между людьми, особенно в работе - это почти всегда треш, проблемы, нервотрепка и сродни ночному кошмару.
Недопонимания, вечное уточнение деталей, дэдлайны - все это только усугубляет общение и в итоге цели проекта остаются либо не выполненными, либо недовыполненными, либо вообще интерпретированы абсолютно наоборот.
Недопонимания, вечное уточнение деталей, дэдлайны - все это только усугубляет общение и в итоге цели проекта остаются либо не выполненными, либо недовыполненными, либо вообще интерпретированы абсолютно наоборот.
Так что же делать, чтобы работа всегда шла как по маслу и все ее участники понимали друг друга с первого (ну или хотя бы со второго) раза?
Ответ: корректно составлять технические задания и стараться сделать максимально доступной и простой в изложении информацию, необходимую для конкретной работы и для конкретного человека (или группы), кто эту работу будет выполнять.
Ответ: корректно составлять технические задания и стараться сделать максимально доступной и простой в изложении информацию, необходимую для конкретной работы и для конкретного человека (или группы), кто эту работу будет выполнять.
Нас не учили ни в школе, ни в институте как это делать и никто не вещал с экранов, что это вообще важно.
А ведь именно грамотно составленные план и задание могут значительно не только повысить эффективность работы, но и наладить отношения между людьми - конфликты и недопонимания сводятся к нулю.
Василий Крылов
CEO SMMplanner
Штатного экстрасенса уволили, теперь придется объясняться словами
Техническое задание ("техзадание" или просто "ТЗ") - документ, необходимый для четкого понимания того, что хочет заказчик и каким должен быть результат
Основная задача, которую решает ТЗ - связать то, что хочет заказчик с тем, что может исполнитель
ТЗ - это не то же самое, что бриф и референс
- Техническое заданиеобъясняет задачу, описывает последовательность действий, дополнительные параметры, участие сторонних специалистов, а также все свойства и характеристики продукта или услуги.
- Бриф(от англ. brief «инструкция, сводка») -
кратко описывает основные параметры задачи или проекта, отвечает на ключевые вопросы, но не раскрывает их. - Референс(от англ. reference «справка, сноска») - помогает визуализировать задачу, более полно и дополнительно ее раскрыть, служит источником вдохновения и не содержит четкости.
Создание техзадания в 3 этапа
Этап 1
Составление брифа и включение референсов
- На данном этапе структурируются мысли и формируются задачи
ПЕРЕД НАПИСАНИЕМ ТЗ
Какую проблему я хочу решить?
Как я могу ее решить?
Многие из моей команды некорректно и не в полной мере передают и получают информацию от заказчика
Отправить шаблон ТЗ всем на имейл и / или прикрепить его как пост в шапке рабочей группы в FB
Дизайнеры жалуются, что не понимают, чего от них хотят
Адаптировать шаблон специально под их деятельность и задачи
Разбор чужих ТЗ требует много времени
Перед началом работ с кем бы то ни было: отправлять шаблон или скидывать ссылку на пост
Этап 2
Составление плана ТЗ
- Чем сложнее задача, тем обдуманней должен быть план и осмысленнее разделы
СТРУКТУРА ТЗ
№
РАЗДЕЛ
ОПИСАНИЕ
ВОПРОС
1
Описание проекта /задачи
Бриф или кратко о том, что за проект или задача, которую нужно выполнить
О чем речь вообще?
2
Назначение и цели
Суть или кратко о том, для чего этот проект или задача нужны
Зачем мы тут все собрались?
3
Целевая аудитория
Использование или кратко о том, кому этот проект или задача предназначены
Для кого мы все это делаем?
4
Требования
Материалы, функции, технологии, которые необходимо учесть и использовать
Чего конкретно надо сделать?
5
Описание работ
Референсы, пожелания, рекомендации
Как надо и не надо?
6
Сроки
Дедлайны и меры ответственности за нарушение
Когда надо?
7
Порядок контроля и приемки
Кратко о том, как и кем будут приниматься работы, что можно считать выполненным
А кто и что проверять будет?
8
Приложения
Эскизы, наброски, прототипы, мудборды
Ориентиры для работы дадите?
9
Порядок расчетов
Стоимость работ (обычно выносится в отдельное приложение к договору)
Как платить будете?
Этап 3
Написание ТЗ
- Без четкого представления технического задания у себя в голове — и писать будет нечего
- Текст должен быть структурированным, абзацы короткими, а мысли четкими. Каждый пункт обоснован, каждый подпункт разъяснен. Иначе ТЗ превратиться в простое "сочинение на тему..." и исполнитель так ничего и не исполнит.
Когда какая-то особенность работы не зафиксирована в ТЗ, она будет реализована неправильно.
Многие при написании ТЗ советуют не использовать метафоры.
Но именно это может помочь при донесении информации, так как метафора служит куда лучше инструментом объяснения сути дела, чем просто обмусоливание предложений.
При постановке задачи главное ведь - максимально понятно донести то, чего ты хочешь, а используя такой простой прием как метафора, исполнитель получит не только ясность в коммуникации, но еще и дополнительный инсайт, а также понимание образа мысли заказчика.
А не это ли по-настоящему важно, как для работы, так и для жизненного опыта?
Но именно это может помочь при донесении информации, так как метафора служит куда лучше инструментом объяснения сути дела, чем просто обмусоливание предложений.
При постановке задачи главное ведь - максимально понятно донести то, чего ты хочешь, а используя такой простой прием как метафора, исполнитель получит не только ясность в коммуникации, но еще и дополнительный инсайт, а также понимание образа мысли заказчика.
А не это ли по-настоящему важно, как для работы, так и для жизненного опыта?
Какие преимущества техническое задание дает участникам
ДЛЯ ЗАКАЗЧИКА
ДЛЯ ИСПОЛНИТЕЛЯ
Защищает заказчикаПри работе с недобросовестным исполнителем, ТЗ, как приложение к основному договору, выступает в роли главного аргумента заказчика по поводу некачественно оказанных услуг.
Защищает исполнителяПо сути, всё, что необходимо сделать исполнителю — соблюсти все требования и пожелания, изложенные в ТЗ для контента или сайта. В случае, если заказчик потребует то, что изначально не обсуждалось, всегда можно обратиться к документам.
Помогает структурировать идеиЗачастую заказчики обращаются к разработчикам с совершенно размытыми и разрозненными мыслями, формулировками и пожеланиями. Нужно разложить всё по полочкам и собрать в единый документ.
Дает четкие инструкцииПодробное тех. задание, включающее описание всех важных и значимых моментов будущего сайта, позволит ускорить процесс разработки, сократив количество вопросов и обсуждений.
Экономит бюджетПри наличии продуманного тех. задания вероятность проблем (а значит и дополнительных затрат) в процессе создания сайта или контента стремится к нулю.
Общие рекомендации
Сколь велико разнообразие жанров литературы, столь велико и разнообразие видов ТЗ. Каждый вид уникален и зависит от сферы деятельности и определенности задачи, но всех их объединяет одно - одинаковая структура. Научившись структурированию однажды - уже в следующие разы все пойдет по накатанной.
Полнота
Необходимо указывать абсолютно все данные и требования, даже те, которые на первый взгляд могут показаться абсурдными. Такими данными могут быть поля в форме регистрации, формат даты в статье и прочее.
Логичность
Описание проекта должно быть логически связным и не иметь противоречий. Не должно быть ошибок, которые могут вести к двусмысленности или некорректности.
Доступность
Не использовать расплывчатых форм, ведущих к двойным стандартам. Все должно быть описано просто и понятно. Желательно по максимуму использовать графические материалы. Часто бывает так, что одна схема или диаграмма может заменить несколько страниц текста.
Связность
Структура документа должна быть подчинена одной цели. После выбора исполнителя необходимо совместно просмотреть ТЗ, возможно появятся новые вопросы или дополнения.
Сроки
При указании сроков, необходимо учитывать, что неотъемлемой частью разработки является тестирование и исправление ошибок, поэтому в очень короткие сроки можно не вложится.
Как обстоят дела в России
Несмотря на столь большую значимость технического задания, требования к написанию изложены только в двух документах:
ГОСТ 19.201-78. Единая система программной документации. Техническое задание. Требования к содержанию и оформлению.
ГОСТ 34.602-89. Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Техническое задание на создание автоматизированной системы.
Эти положения приняты еще на закате СССР, но существуют и применяются и по сей день. Большинство людей старшего поколения (особенно чиновников) требуют исполнения своих проектов именно в соответсвии с ними. Особенно любят на них ссылаться при проведении тендеров и госзаказов, да и вообще везде, где заказчик хочет, что все было "в соответствии с законом".
В связи с этим, при написании технических заданий ряд исследователей предлагает отталкиваться именно от указанных стандартов также и в других областях человеческой деятельности (в частности, на программные продукты).
ГОСТ 19.201-78. Единая система программной документации. Техническое задание. Требования к содержанию и оформлению.
ГОСТ 34.602-89. Информационная технология. Комплекс стандартов на автоматизированные системы. Техническое задание на создание автоматизированной системы.
Эти положения приняты еще на закате СССР, но существуют и применяются и по сей день. Большинство людей старшего поколения (особенно чиновников) требуют исполнения своих проектов именно в соответсвии с ними. Особенно любят на них ссылаться при проведении тендеров и госзаказов, да и вообще везде, где заказчик хочет, что все было "в соответствии с законом".
В связи с этим, при написании технических заданий ряд исследователей предлагает отталкиваться именно от указанных стандартов также и в других областях человеческой деятельности (в частности, на программные продукты).
Частые отговорки, чтобы не делать ТЗ
PROBLEM:
Задача такая сложная и такая "творческая", что её невозможно загнать в рамки ТЗ!
COMMENT:
Техзадание - универсальный инструмент в любой работе и творческой не исключение. Будь то произведение искусства, логотип, видео или афиша - на все составляется ТЗ, все можно описать и формализировать. Любой профессионал своего дела способен донести суть своей работы или создаваемого продукта, иначе какой он профессионал.
PROBLEM:
Написание ТЗ займёт много времени и ресурсов. Уж лучше взяться потихонечку за работу, а там - определимся!
COMMENT:
Успех любого дела - в серьезной предварительной подготовке и точных договоренностях. Поэтому, безусловно, это может отнять определенные ресурсы, но в данном случае цель оправдывает средства на 100%. Ведь на кону - итоговый результат, и сколь тщательнее будет подготовка (то есть - ТЗ), столь качественней будет и выполненная работа.
PROBLEM:
ТЗ не нужно, поскольку задача слишком очевидна и проста!
COMMENT:
Такой ход часто используется для того, чтобы потом растянуть сроки и / или вытянуть больше денег, когда возникнут "непредвиденные трудности", ну или просто сильно лень и по фиг на работу в целом. Любая задача требует своего описания и презентации исполнителю, если этого не делать и не считать даже нужным, то значит профессионально деградировать (и, как следствие, и личностно).
Тратить время, мысли, а иногда и деньги в обдумывание, разработку или выполнение технического задания - значит инвестировать в себя. Это не просто упражнение для мозгов - это еще и забота о других участниках рабочих процессов, о качестве их взаимодействия, коммуникации и результативности.
Автор статьи
Мария Глазкова
02.05.2019